Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungsvorgänge der MeDieLo GmbH ist:

Unter dieser E-Mail-Adresse erreichen Sie uns auch bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ausübung Ihrer Rechte.

Die MeDieLo GmbH betreibt die hairfree Lounge Hannover (Osterstraße 51, 30159 Hannover) als rechtlich selbständiger Partnerbetrieb der hairfree GmbH. Für Beratungsanfragen, die Sie über unsere Anzeigen auf Facebook oder Instagram an die hairfree Lounge Hannover richten, ist die MeDieLo GmbH verantwortlich – auch wenn Anzeigen und Formulare unter der Marke „hairfree“ erscheinen. Für die Kundenverwaltung im System „HERA“ sind wir gemeinsam mit der hairfree GmbH verantwortlich (siehe Ziffer 5.4).

2. Bereitstellung und Nutzung unserer Internetseite

2.1 Zugriffsdaten und technische Protokollierung

Wenn Sie unsere Website medielo.de aufrufen, werden aus technischen Gründen Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, die aufgerufene Datei oder Internetadresse, der Zugriffsstatus, gegebenenfalls übertragene Datenmengen sowie Browser- und Geräteinformationen und die übermittelte Referrer-Adresse.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung unserer Website, der Systemsicherheit, der Fehleranalyse und der Abwehr unberechtigter Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im technisch störungsfreien und sicheren Betrieb unseres Internetangebots.

2.2 Webhosting

Unsere Internetseite wird auf Servern der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, betrieben. STRATO verarbeitet in diesem Zusammenhang technische Zugriffsdaten im Rahmen der Hosting-Leistungen. Nach Angaben von STRATO werden IP-Adressen zur Erkennung und Abwehr von Angriffen höchstens sieben Tage in Sicherheitsprotokollen gespeichert. Eine längere Sicherung einzelner Daten kann im Falle eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder zur Durchsetzung beziehungsweise Abwehr rechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von STRATO.

2.3 Cookies und externe Dienste

Die für medielo.de vorgesehene statische Website verwendet nach ihrer Konzeption keine eigenen Analyse- oder Werbe-Cookies, keinen Meta-Pixel, keine Google-Analytics-Einbindung und keine extern nachgeladenen Schriftarten oder Social-Media-Plugins. Hostingseitig können technisch notwendige Speicherungen beziehungsweise Zugriffe erfolgen, soweit diese für den von Ihnen angeforderten Dienst erforderlich sind.

Sollten wir künftig einwilligungspflichtige Cookies, Reichweitenmessung oder externe Marketingdienste einsetzen, werden wir vor deren Einsatz gegebenenfalls die erforderliche Einwilligung nach § 25 TDDDG in Verbindung mit der DSGVO einholen und diese Datenschutzerklärung aktualisieren.

3. Kontaktaufnahme und Bearbeitung von Beratungsanfragen

Wenn Sie uns telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die Angaben, die zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind. Hierzu können Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation sowie bei einer konkreten Terminanfrage Angaben zur Terminvereinbarung zählen.

Erfolgt die Kontaktaufnahme auf Ihren Wunsch zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen Anliegen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung an uns gerichteter Anfragen und der erforderlichen Geschäftskommunikation.

Die Angaben werden nicht allein aufgrund einer Anfrage zu eigenständigen Newsletter- oder Werbekampagnen verwendet. Soweit hierfür eine gesonderte Einwilligung oder andere Rechtsgrundlage erforderlich ist, holen wir diese vorab ein beziehungsweise prüfen deren Vorliegen.

Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem Bearbeitungszweck und den unter Ziffer 7 dargestellten Löschkriterien.

4. Beratungsanfragen über Facebook und Instagram (Meta Lead Ads)

4.1 Erhebung über Instant-Formulare

Wir bieten die Möglichkeit, über Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram eine persönliche Beratung anzufragen. Die dazu eingesetzten sogenannten Instant-Formulare werden innerhalb der Plattformen von Meta angezeigt. Abhängig von den von uns angebotenen Formularfeldern erhalten wir nach dem Absenden insbesondere folgende Informationen:

• Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• der gewünschte Zeitraum für den Beginn einer Behandlung,
• Ihre Angabe, ob eine kostenpflichtige Behandlung – auf Wunsch auch mit Ratenzahlung – für Sie grundsätzlich in Betracht kommt,
• Ihre Bitte um Rückruf und Ihre bevorzugte telefonische Erreichbarkeit,
• technische Angaben zum Eingang der Anfrage, beispielsweise Zeitpunkt sowie Formular- und Kampagnenzuordnung, soweit durch Meta bereitgestellt.

Einzelne Kontaktdaten können durch Meta anhand Ihres Nutzerkontos vorgeschlagen beziehungsweise vorausgefüllt werden. Welche Informationen Sie endgültig übermitteln, entscheiden Sie vor dem Absenden des Formulars.

4.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden die übermittelten Angaben, um Ihre konkrete Beratungsanfrage zu bearbeiten, Sie telefonisch oder per E-Mail zu kontaktieren, die Eignung eines Beratungstermins organisatorisch abzustimmen, einen Termin zu vereinbaren und gegebenenfalls Rückfragen zu Ihrer Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist bei einer von Ihnen gewünschten vorvertraglichen Beratung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die interne Organisation, die standortbezogene Zuordnung und eine sachgerechte Dokumentation kommt ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht. Unser berechtigtes Interesse liegt in der zuverlässigen Bearbeitung eingegangener Anfragen.

Mit dem Absenden des Formulars bitten Sie uns ausdrücklich, Sie zu Ihrer Beratungsanfrage telefonisch oder per E-Mail zu kontaktieren. Diese Kontaktaufnahme beschränkt sich auf Ihre konkrete Anfrage.

Die Angaben werden nicht allein aufgrund des ausgefüllten Formulars für unabhängige Werbeanrufe, Werbe-E-Mails, Newsletter oder die Erstellung personenbezogener Werbezielgruppen verwendet. Für weitergehende werbliche Nutzungen prüfen wir gesondert die erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen.

4.3 Keine Abfrage behandlungsbezogener oder gesundheitlicher Angaben

Im Meta-Formular fragen wir weder den gewünschten Behandlungsbereich noch medizinische Diagnosen, Angaben zu Erkrankungen, Medikamenten, Schwangerschaften oder andere gesundheitliche Einzelheiten ab. Bitte machen Sie solche Angaben auch nicht in freien Textfeldern. Welche Körperbereiche behandelt werden sollen und ob gesundheitliche Gründe einer Behandlung entgegenstehen, klären wir ausschließlich im persönlichen Beratungsgespräch.

4.4 Datenverarbeitung durch Meta

Anbieterin von Facebook und Instagram im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“). Meta stellt die Instant-Formulare bereit und übermittelt uns die von Ihnen abgesendeten Angaben. Soweit Meta Daten zu eigenen Zwecken verarbeitet – etwa für die Ausspielung von Werbung, das Vorausfüllen von Formularen oder die SMS-Bestätigung Ihrer Telefonnummer –, geschieht dies in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung von Meta. Für die Bearbeitung der an uns übermittelten Anfrage sind wir verantwortlich. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta.

4.5 Ausspielung unserer Anzeigen

Für die Auswahl, welchen Personen unsere Anzeigen gezeigt werden, legen wir bei Meta lediglich allgemeine Kriterien fest, insbesondere eine Region um Hannover sowie Alters- und Geschlechtsangaben. Wir übermitteln Meta hierfür keine personenbezogenen Daten, verwenden auf medielo.de keinen Meta-Pixel und laden keine Kundenlisten zu Werbezwecken hoch. Welche Nutzer die Kriterien erfüllen, ermittelt Meta in eigener Verantwortung; wir erfahren nicht, wer unsere Anzeigen gesehen hat, sondern erhalten nur zusammengefasste Statistiken.

4.6 Unsere Seite auf Facebook und Instagram

Wenn Sie die von der MeDieLo GmbH betriebene Seite „Dauerhafte Haarentfernung – hairfree Hannover“ auf Facebook oder unser Instagram-Profil besuchen, erstellt Meta zusammengefasste Statistiken über die Nutzung (Seiten-Insights). Hierfür sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Meta hat die Hauptverantwortung für die Verarbeitung der Insights-Daten übernommen und ist erste Anlaufstelle für die Ausübung Ihrer Rechte; Einzelheiten regelt die Seiten-Insights-Ergänzung von Meta. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer zeitgemäßen Darstellung unseres Angebots.

5. Empfänger und interne Bearbeitung der Anfrage

5.1 Zugriff innerhalb der MeDieLo GmbH

Die Bearbeitung von Interessentenanfragen erfolgt innerhalb der MeDieLo GmbH durch diejenigen Personen, die für die jeweilige Anfrage zuständig und hierzu berechtigt sind. Anfragen werden anhand des ausgewählten oder zugeordneten Standorts bearbeitet.

5.2 E-Mail-Postfächer bei STRATO

Für den Eingang und die interne Verteilung von Beratungsanfragen nutzen wir das bei STRATO gehostete zentrale E-Mail-Postfach leads@medielo.de. Auf dieses Postfach hat ausschließlich die Geschäftsführung Zugriff. Anfragen, die dem Standort Hannover zugeordnet sind, werden zusätzlich an das ebenfalls bei STRATO geführte Postfach hairfree-hannover@medielo.de weitergeleitet, auf das die hierfür berechtigte Standortleitung zugreift. Die für die Bearbeitung erforderlichen Angaben können die über das Leadformular übermittelten Kontaktdaten und Antworten umfassen.

STRATO (STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin) verarbeitet die Daten hierbei als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer mit uns abgeschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Übertragung zu und zwischen den Postfächern erfolgt transportverschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf die Postfächer ist durch persönliche Zugangsdaten auf die zur Bearbeitung berechtigten Personen beschränkt.

5.3 Technische Übertragung der Anfragen

Die Übertragung neuer Anfragen aus den Meta-Formularen erfolgt ohne Einschaltung weiterer Dienstleister: Ein von uns auf unserem Webspace bei STRATO betriebenes Programm wird von Meta über den Eingang einer neuen Anfrage benachrichtigt, ruft die Anfrage über die von Meta bereitgestellte Schnittstelle verschlüsselt ab und leitet sie per E-Mail an das unter Ziffer 5.2 genannte Postfach weiter. Auf dem Webspace selbst werden dabei keine Kontaktdaten oder Formularantworten gespeichert, sondern lediglich die Kennung der Anfrage und der Zeitpunkt der Verarbeitung, um Doppelzustellungen zu vermeiden. Diese technischen Angaben löschen wir spätestens nach 90 Tagen.

5.4 Terminvereinbarung und Kundenverwaltung (HERA) – gemeinsame Verantwortlichkeit

Vereinbaren wir mit Ihnen einen Beratungstermin, erfassen wir die hierfür erforderlichen Angaben (Name, Kontaktdaten, Termin und Herkunft der Anfrage) im Termin- und Kundenverwaltungssystem „HERA“. Kommt ein Behandlungsvertrag zustande, werden dort außerdem Vertrags- und Buchungsdaten, durchgeführte Behandlungen, gegebenenfalls Ratenzahlungsvereinbarungen und die Behandlungsdokumentation gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung).

HERA wird von der hairfree GmbH, Landwehrstraße 75, 64293 Darmstadt, für alle hairfree Partnerbetriebe bereitgestellt. Für die Verarbeitung in HERA sind die MeDieLo GmbH und die hairfree GmbH gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). In einer Vereinbarung haben wir insbesondere Folgendes festgelegt:

• Die MeDieLo GmbH erhebt Ihre Daten und nutzt sie zur Durchführung Ihrer Beratung und Behandlung.
• Die hairfree GmbH stellt das System bereit, legt dessen technische und organisatorische Schutzmaßnahmen fest und erhält Zugriff auf Kundendaten grundsätzlich nur in anonymisierter Form, um uns bei Qualitätssicherung, Schulung und Betriebsführung zu unterstützen und ihr Dienstleistungsangebot weiterzuentwickeln. Personenbezogen erhält die hairfree GmbH Ihre Daten nur, wenn Sie hierin gesondert eingewilligt haben; eine solche Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.
• Anfragen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit bearbeitet die MeDieLo GmbH; Widersprüche nach Art. 21 DSGVO bearbeitet die hairfree GmbH. Die hairfree GmbH ist zentrale Anlaufstelle und leitet Anfragen gegebenenfalls an uns weiter. Unabhängig davon können Sie Ihre Rechte bei jedem der beiden Verantwortlichen geltend machen (Art. 26 Abs. 3 DSGVO), auch über info@medielo.de.
• Meldungen von Datenschutzverletzungen an die Aufsichtsbehörde übernimmt die hairfree GmbH; beide Parteien informieren sich gegenseitig unverzüglich.

Eine Übermittlung der über unsere MeDieLo-Kampagnen gewonnenen Kontaktdaten an Werbeagenturen oder an die hairfree GmbH zu deren eigenen Werbezwecken findet nicht statt.

6. Datenübermittlungen in Drittländer

Website und E-Mail-Postfächer werden durch STRATO bereitgestellt. Bei der Nutzung von Facebook und Instagram kann es im Verantwortungsbereich von Meta auch zur Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums kommen. Für Übermittlungen an die Meta Platforms, Inc. in den USA stützt sich Meta auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO) sowie ergänzend auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Nähere Informationen stellt Meta in seiner Datenschutzrichtlinie bereit. Wir selbst übermitteln Ihre Anfrage nicht in Drittländer.

Soweit durch von uns eingesetzte weitere Dienstleister eine Übermittlung in einen Staat außerhalb der EU beziehungsweise des EWR erfolgt, prüfen wir die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Empfänger und Zielland kommen hierfür insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO in Betracht. Vor einer solchen Beauftragung werden Empfänger und tatsächliche Datenflüsse geprüft.

7. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es der jeweilige Verarbeitungszweck erfordert oder gesetzliche Vorschriften eine weitere Aufbewahrung vorsehen. Für die bei uns geführten Daten gelten insbesondere folgende Kriterien:

• Erledigte Beratungsanfragen ohne Vertragsabschluss: Soweit kein anderer rechtlich zulässiger Aufbewahrungsgrund besteht, löschen wir die Angaben grundsätzlich spätestens 90 Tage nach dem dokumentierten Abschluss der Bearbeitung.
• Offene Anfragen und konkret vereinbarte Wiedervorlagen: Erforderliche Angaben speichern wir für die Dauer der tatsächlich fortbestehenden Beratung oder bis zur vereinbarten Rückmeldung. Die weitere Erforderlichkeit prüfen wir regelmäßig; eine unbegrenzte Vorratsspeicherung erfolgt nicht.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Kommt ein Vertrag zustande, gelten für hierfür erforderliche Unterlagen gegebenenfalls gesetzliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Website-Sicherheitsprotokolle: STRATO gibt für in Sicherheits-Logdateien gespeicherte IP-Adressen grundsätzlich eine Dauer von maximal sieben Tagen an. Bei konkreten Vorfällen können aus rechtlichen oder sicherheitsbezogenen Gründen längere Sicherungen erforderlich sein.

Diese Regeln gelten für die in unserem Verantwortungsbereich gespeicherten Kopien, insbesondere für das zentrale und das standortbezogene E-Mail-Postfach. Unabhängige Speicher- und Löschfristen von Meta im Zusammenhang mit der Nutzung seiner Plattformdienste richten sich nach den dortigen Bestimmungen.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger beziehungsweise Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit, soweit die Voraussetzungen vorliegen (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO, siehe Hinweis unten).

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@medielo.de. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), beispielsweise bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

9. Erforderlichkeit der Daten und automatisierte Entscheidungen

Die Übermittlung einer Beratungsanfrage ist freiwillig. Für eine verlässliche Kontaktaufnahme und Terminabstimmung benötigen wir mindestens Ihren Namen und eine geeignete Kontaktmöglichkeit. Im konkreten Meta-Formular können weitere Angaben als erforderlich gekennzeichnet sein, soweit diese für die angeforderte Vorqualifizierung und Terminorganisation vorgesehen sind. Ohne die erforderlichen Angaben können wir die betreffende Anfrage gegebenenfalls nicht bearbeiten.

Bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage trifft die MeDieLo GmbH keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Eine manuelle Einordnung von Anfragen nach Erreichbarkeit oder gewünschtem Beratungstermin dient der organisatorischen Bearbeitung und stellt keine solche Entscheidung dar.

10. Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzerklärung, wenn sich die von uns eingesetzten technischen Dienste, die Verarbeitungszwecke oder die maßgeblichen rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung. Den Stand der Erklärung finden Sie am Anfang dieser Seite.